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Gruppen- & Studienreisen - vereint mehr erleben

Tipps für Ihre Reiseplanung

Sie möchten Ihre Reise möglichst weitgehend alleine oder in einem Gemeinschaftsprojekt planen? Eine Reise zu organisieren ist mit einigem Aufwand und viel Arbeit verbunden. Wir von ix-tours haben für Sie zur Unterstützung die wesentlichen Punkte sowie einige Tipps zusammen gestellt.

1. Vorbereitungen

Grundlegende Fragen werden abgeklärt und wesentliche Vorbereitungen getroffen

2. Pflichten

Gruppen- & Studienreisen, die privat durchgeführt werden, unterliegen ebenfalls einigen Pflichten.

3. Gruppenangebote

Wünsche, Anregungen und Anforderungen. Reiseangebote variieren nicht nur im Preis sondern auch in den Leistungen

4. Gruppenreise buchen

Die ideale Gruppen- oder Studienreise gefunden? Dann kann gebucht werden.

5. Reiseversicherung

Benötigen Sie eine Reiseversicherung? Wer die Wahl hat, hat die Qual!

6. Vor der Reise

Checklisten, Rückfragen, Koffer packen! - Die Reise kann beginnen.

7. Reiseantritt

Gut informierte Reiseteilnehmer reisen entspannter!

8. Auf Reisen

Gut organisiert Ihre Reiseland entspannt erkunden

9. Nach der Gruppenreise

Reiseeindrücke - das Feedback der Gruppe einholen

10. Reklamation

Was tun, wenn es etwas zu beanstanden gibt?

1. Vorbereitung einer Gruppenreise

Die sorgfältige Vorbereitung einer Gruppen- und Studienreise ist der erste Planungsschritt. Sie sollten relevante Fragen in der Gruppe diskutieren. Welche Wünsche und welche Erwartungen haben die einzelnen Reiseteilnehmer? Gibe es Punkte, die Buchungsvoraussetzung sind? Eine detaillierte Bedarfsanalyse erleichtert Ihnen die Planung Ihrer Reise um ein Vielfaches.

Wann mit der Planung beginnen?

'Last Minute' ist bei Einzelreisen eine verführerische und mitunter kostengünstige Alternative. Bei Gruppen ist 'Last Minute' in der Regel ein Preistreiber. Freie Plätze für 20, 30 oder mehr Teilnehmer zu buchen ist kurzfristig schwerer und die Unterkünfte mit einem guten Preis-/Leistungsverhältnis oftmals nicht mehr verfügbar. Die ersten Anfragen für Reisen im kommenden Kalenderjahr erhalten wir um Ostern. Gerade größere Gruppen buchen wir zeitnah ein um sicherzustellen, das die die Unterkünfte zu einem späteren Zeitpunkt nicht ausgebucht sind. Das Risiko, dass einzelne Teilnehmer aus wichtigem Grund absagen müssen, können Sie durch eine Rücktrittskosten-Versicherung abdecken.

Reiseziel-Auswahl

Wohin soll die Reise gehen? Gibt es bereits ein konkretes Reiseziel doer werden noch Wünsche und Vorschläge diskutiert?
Je nach Gruppengröße kann dies einige Herausforderungen mit sich bringen. Viele bevorzugen eine Flugreise, für andere ist dies ein Ausschlusskriterium. Mallorca als Reiseziel wird oft mit Pauschalreisen udn Hotelhochburgen gleichgesetzt, Deutschland als wenig spannend empfunden. Kulturreisen haben ihren besonderen Reiz, aber Erholung sollte auch gegeben sein.

Die Wünsche einer Gruppe gehen beim Reiseziel schnell weit auseinander. Reicht aber der Informationsstand für die Entscheidung? Es gibt sehr attraktive Reiseziele, die aber nicht sehr bekannt sind oder vorschnell abgehakt werden. Wir empfehlen, die Erwartungen an die Reise zu analysieren und danach das/die Reiseziel(e) auszuwählen. Soll die Reise kulturell bilden? Gibt es eine Fremdsprache, die vertieft werden kann? Stehen Spaß und gutes Essen/Trinken im Fokus?
Auch die Rahmenbedingungen müssen abgeklärt werden:

  • Wie viele Reiseteilnehmer hat die Gruppenreise insgesamt?
  • Wie viele Erwachsene und wie viele Jugendliche reisen mit?
  • Auf Klassenfahrten - Wie viele Aufsichtspersonen sind für die Minderjährigen laut Gesetz vorgeschrieben?
  • Stehen Eltern oder Verwandten der Kinder als Begleitpersonen zur Verfügung?
  • Können alle Reiseteilnehmer schwimmen? Minderjährige benötigen eine Badeerlaubnis der Eltern.
  • Ist es allen Minderjährigen gestattet an Freizeitaktivitäten wie Skifahren, Flossfahrt oder Fahrten mit Achterbahn & Co. in Vergnügungspark teil zu nehmen?
  • Gibt es Reiseteilnehmer mit Behinderungen, für die zusätzliche Punkte zu organisieren sind? [Barriefreie Unterkunft, barrierfreie Aktivitäten, An- und Abreise, ärztliche Versorgung, Begleitperson und u. U. Sondergepäck]
  • Kommen Reiseziele aufgrund von Einschränkungen einzelner Teilnehmer wie Allergien, Asthma, Herzbeschwerden, Rheuma nicht in Frage?

In unseren Studienreise Vorschlägen finden Sie enige interessante und abwechslungsreiche Reiseziele zur Anregung. Die Reiseteilnehmer können auf konkrete Vorschläge einfacher eingehen, so dass Sie in einer anregenden Diskussion relativ schnell potenzielle Reiseziele favorisieren können.

Gruppenreisen in Deutschland und Europa

Deutschland verfügt über eine Vielzahl interessanter Reiseziele für Gruppen. Erkunden Sie die Nordsee, Bayern oder eine der deutschen Metropolen. Gruppenreisen Europa lassen sich durch gute Flug und Bahnverbindungen gut realisieren. Wichtig ist die rechtzeitige Buchung. Geschichtlich und kulturell sehenswerte Reiseländer sind beispielsweise Frankreich mit den Gärten von Paris, die Thermalbäder von Budapest, Wien mit seinem kulturellen Angebot. Aber auch Ausflüge in das Disneyland Paris oder Paris, als die Metropole, sind bevorzugte Ziele.

Budget definieren - Finanzierung der Gruppenreise

Wie hoch ist das zur Verfügung stehende Budget? Gibt es Zuschüsse? Die Feststellung des Budgets, dass die Gruppenteilnehmer auszugeben bereit sind, sollte sehr früh erfolgen. Hat sich ein Wunschziel erst einmal im Kopf festgesetzt, wird später auf Biegen und Brechen versucht, es zu realisieren. Passt das Budget jedoch nicht zur gewählten Reiseform und zum Reiseziel, muss ggf. auf Qualität verzichtet werden oder die Aktivitäten vor Ort werden auf ein Minimum reduziert. Beides ist dem Erfolg der Reise nicht zuträglich.
Stellen sie daher vorab fest, was die Reise kosten darf und berücksichtigen Sie eine Reserve von ca. 5 % für den Fall, dass sich unvorhergesehene Veränderungen ergeben. Bis zu diesem Prozentsatz darf ein Veranstalter z. B. den Preis anheben, sofern sich die kalkulierten Kosten für Kraftstoff, Flughafengebühren oder ähnliches erhöhen. Das ist nur in einem engen Zeitrahmen möglich und wird auch nur in seltenen Fällen genutzt werden. Läuft alles glatt, steht das Geld für einen schönen gemeinsamen Abend zur Verfügung oder kann nach der Fahrt wieder erstattet werden. Wichtig ist zu wissen, mit welchem Geld geplant werden kann.

Kosten der Begleitpersonen

Die Planung und Organisation einer Gruppenreise ist mit viel Aufwand verbunden, auch wenn die Buchung über einen Veranstalter erfolgt. Als Bindeglied zwischen Reiseteilnehmer und Reiseberater verlangt dem Gruppenleiter viel Zeit und Engagement ab. Es ist daher legitim, dass der Gruppenleiter die übliche Freiperson nutzt.

Reisetermin - Wann findet die Reise statt?

Das Reiseziele und die Finanzierung der Gruppenreise sind bekannt? Die Frage „Wann soll die Reise stattfinden?“ gehört zu den schwierigsten Punkten in der Vorbereitung. Ein detaillierter Überblick über die Teilnehmer ist hier von Vorteil. Bedenken Sie, je mehr Reiseteilnehmer, um so häufiger scheitern Gruppenreisen an den fehlenden Terminen der einzelnen Gruppenmitglieder.

Durch die Auswahl des Reisetermins kann der Wert einer Gruppenreise gesteigert und der Preis gesenkt werden. Gerade mit einer Gruppe sind Sie in einem Nebensaisontermin besser unterwegs, als wenn die Zielregion mit Touristen überlaufen ist. Die Saisonzeiten sind nicht überall gleich. Eine Städtereise im Juli in eine Hauptstadt kann durchaus in die Nebensaison fallen. Wochen mit Feiertagen sind reizvoll, die Kosten jedoch höher. Bei Bahn- und Flugreisen sind Fahrten Montag und Freitag am teuersten. Selbst bei vorgegebener Reisewoche kann dadurch, dass der Termin um 1-2 Tage flexibel gehalten wird, der Reisepreis gesenkt werden.

Mindest- und Maximalteilnehmerzahl

Die maximalen Reisekosten sind definiert und das Reiseziel, der Reisetermin sowie die Dauer der Reise festgelegt. Jetzt liegen Ihnen in der Regel auch die maximale Teilnehmerzahl der Gruppenreise vor.

Eine gute Organisation kalkuliert mit einer Mindest- und Maximalteilnehmerzahl. Hat die Unterkunft genügend Zimmer, um alle Teilnehmer unter zu bringen? Welche Busgröße wird benötigt? Ändert sich der Reisepreis pro Person, wenn weniger Gruppenmitglieder mitkommen? Bedenke Sie aber, dass nur mit festen Zusagen eine fundierte Planung vorgenommen werden kann.

Unterkunft und Versorgung für Gruppenreisen

Die Wahl der Unterkunft ist abhängig von einigen Faktoren. Ein Hotel bietet Ihnen einen gewissen Service und die Möglichkeit der Verpflegung im Haus. Dies spiegelt sich natürlich im Preis wieder. Für Klassenfahrten eignen sich daher Jugendherbergen und Schullandheime eher.

Klären Sie mit den Gruppenteilnehmern die Art der Unterkunft und Versorgung möglichst detailliert ab:

  • Soll die Unterkunft eine bestimmte Lage haben? Landschaftlich reizvoll oder zentral?
  • Welche Art der Unterkunft wird bevorzugt? Hotel, Pension, Hostel oder eine Jugendherberge?
  • In welchem Umfang soll Verpflegung gebucht werden? Vollpension, Halbpensioin oder Selbstversorgung?
  • Wie viele Zimmer werden benötigt? Stellen Sie einen Belegungsplan auf.
  • Welche Ausstattung ist gewünscht? Kostenloses WLan, Pool, Sauna, Waschräume?
  • Welche Freizeitmöglichkeiten bietet die Umgebung?
  • Benötigen Sie barrierefreie Unterkünfte für Behinderte oder Zimmer für Allergiker?

Haben Sie Unterkünfte mit dem entsprechenden Anforderungsprofil gefunden, die zum Reisetermin verfügbar sind? Nehmen Sie mehrere Unterkünfte in die engere Auswahl.

An- und Abreise

Wie soll die An- und Abreise erfolgen? Mit PKW, Bus, Kleinbus oder Bahn? Bei Flugreisen müssen Sie ggf. frühzeitig die Namen aller Reisenden vorliegen haben und die Plätze buchen.

Idealer Planungsstart

Versuchen Sie zum Planungsbeginn folgende Informationen vorliegen zu haben:

  • Reiseziel: 2-3 Alternativen
  • Budget: Preisangabe max. x € pro Person
  • Termin/Dauer: 2 Alternativen
  • Teilnehmer: Mindestteilnehmerzahl/Maximalteilnehmerzahl
  • Unterkunft/Verpflegung: 2-3 Alternativen
  • An-/Abreise: max. 2 Varianten

2. Pflichten für Organisatoren von Gruppen- & Studienreisen

Wenn Sie eine Gruppenreise organisieren, gehen Sie eine Verantwortung ein, welche einige gesetzlich vorgeschriebene Pflichten beinhaltet.

Kundengeld-Absicherung

Seit November 1994 ist die Kundengeld-Absicherung laut § 651 k BGB für Reiseveranstalter Pflicht. D.h. im Fall von Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Veranstalters müssen Sie die im Voraus erhaltenen Gelder der Reiseteilnehmer absichern

Als Reiseveranstalter gilt im Sinne des Gesetzes, wer mindesten mindestens zwei Einzelleistungen (z.B. Flug und Übernachtung) zu einem Gesamtreisepreis zusammengefasst und anbietet. Aber auch das Anbieten von Einzelleistungen (z. B. Ferienwohnungen) kann als Veranstalter-Tätigkeit gewertet werden.

NICHT als Reiseveranstalter gelten:

  • wer nur gelegentlich und außerhalb seiner regulären Tätigkeit Reisen veranstaltet
  • Tagesfahrten-Anbieter under der Voraussetzung, dass die Fahrt die Reisedauer von 24 Stunden und den Reisepreis von 75 € nicht übersteigt sowie keine Übernachtung inkludiert ist.
  • juristische Personen des öffentlichen Rechts

Bitte beachten Sie, dass bei Zuwiderhandlung gegen diese Absicherungspflicht Sie eine Ordnungswidrigkeit begehen. Dies kann mit einer Geldstrafe bis zu 5.200,- Euro geahndet werden kann.

Informationspflicht

Des Weiteren besteht die gesetzliche Pflicht, die teilnehmenden Reisenden über den entsprechenden Versicherungsschutz zu informieren. Eventuelle Stornokosten sowie die Vorteile eine Reise-Rücktrittskosten-Versicherung müssen erläutert werden. Bei einer Reise ins Ausland müssen die Teilnehmer über die Auslandsreise-Krankenversicherung informiert werden. Entscheidet sich ein Teilnehmer gegen den Abschluss der empfohlenen Versicherungsleistungen, sollte der Organisator sich dies schriftlich bestätigen lassen.

Auch ist der Reiseveranstalter verpflichtet die Teilnehmer über Einreise-Bestimmungen sowie Pass- oder Visum Voraussetzungen zu informieren. Bei einer Veränderung der politischen Situation im Reiseland, sind die Teilnehmer ebenfalls darüber in Kenntnis zu setzen.

3. Individuelle Gruppen- & Studienreiseangebote

Sie haben nun alle relevanten Informationen zur Reiseplanung vorliegen und sind sich ihrer Pflichten zur Durchführung einer Gruppen- oder Studienreise bewusst. Als nächstes erfolgt die Angebotserstellung - und auch hier müssen Sie einiges beachten. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Gruppenreise zusammen zu stellen:

Möglichkeit 1: Selbst kombinieren und organisieren

Der Organisation von Gruppenreisen ist ein enger rechtlicher Rahmen gesteckt. Dafür ist eine Lizenz und Pflichtversicherungen wie eine Vermögensschadenhaftpflicht und eine Insolvenzversicherung notwendig. Eine Reise auf eigene Faust zu organisieren ist ein erhebliches Risiko. Im Fall von Regressansprüchen oder Unfällen haften Sie genauso wie ein Veranstalter - ohne jede Absicherung. Sehen wir uns zudem die Arbeit an, die Reiseberater von Anfrage bis Endabrechnung leistet - wir raten niemanden, sich das selbst zuzumuten. Ein Reiseveranstalter hat gute Kontakte in den Reisezielen, die es ihm ermöglichen, die Leistungen günstiger einzukaufen - der Endpreis wird daher nicht nennenswert höher ausfallen als wenn sie sich um alles selbst kümmern.

Möglichkeit 2: Wünsche äußern und organisieren lassen

Ihre Anfrage beim Reiseveranstalter sollte möglichst detaillierte Angaben enthalten, was die Gruppe von der Reise erwartet. Basierend auf diesen Informationen kann der erfahrene Reiseberater dann einzelne Leistungen und Programmpunkte auswählen. Geben Sie die voraussichtliche Teilnehmerzahl und den Reisetermin (evtl. mit Alternativen) an sowie das Reisebudget. Hier mag die Versuchung groß sein, das Budget sehr gering anzugeben, um ein billiges Angebot zu erhalten. Dies kann dazu führen, dass Reiseerlebnisse, die in Ihrem tatsächliches Budget durchaus realistisch gewesen wären, nicht in die Planung mit einbezogen werden.

Vergleich von Preis und Leistung

Haben Sie die Angebote der Gruppenreiseveranstalter vorliegen werden Sie feststellen, dass ein Vergleich nicht ohne weiteres möglich ist. Mit unterschiedlichen Inhalten, mehr oder weniger Freipersonen und Aufnahme (oder auch Weglassen) von Leistungen kann der angegebene Angebotspreis beeinflusst werden. Entscheiden Sie daher jetzt, was Ihnen von den Angeboten am Besten gefällt. Sie haben dann ein oder zwei Reiseziele und Beförderungsalternativen und vielleicht sogar eine Idee mehr. Kontaktieren Sie die Veranstalter, deren Angebot Ihnen zusagt und geben Sie an, welche Leistungen und welche Programmpunkte für Sie primär wichtig sind. Sind Teilnehmerzahl, Anzahl Freipersonen und Einzelzimmer und Leistungen in etwa gleich, können Sie den Preis vergleichen. Nennen Sie dabei auch den Preis, den Sie aufgrund der vorliegenden Angebote für realistisch halten.

Abstimmung mit der Gruppe

Treffen Sie selbst eine Vorauswahl und stellen Sie der Gruppe nicht mehr als zwei Angebote zur Auswahl. Die Entscheidung wird bei vielen Möglichkeiten immer schwerer - und es kommen noch weitere Ideen hinzu. Eine Entweder-oder Entscheidung fällt am leichtesten und führt bei Abstimmungen zu einem eindeutigen Ergebnis. Es ist sinnvoll in dieser Phase der Planung keine weiteren Vorschläge mehr zu diskutieren, um die Entscheidung nicht langwierig hinauszuzögern.

Einen Reisevorschlag selbst ausarbeiten, oder ausarbeiten lassen?

Es kann sich durchaus lohnen für kleinere Gruppen bis 10 Personen einen Reisevorschlag selbst auszuarbeiten. Wichtig ist eine realistische Einschätzung. Liegt die nötige Erfahrung in der Planung und Organisation von Gruppenreisen vor? Bringt dem Organisator die Tätigkeit Spaß? Verfügt er über die nötige Zeit?

Für alle anderen Gruppen empfiehlt es sich, einen spezialisierten Gruppenreiseveranstalter mit der Planung und Durchführung der Reise zu beauftragen. In diesem Fall muss lediglich die Kommunikation zwischen dem Veranstalter und den Reiseteilnehmern koordiniert werden.

4. Hinweise zur Buchung von Gruppenreisen und Studienreisen

Die Entscheidung ist gefallen, die Gruppenreise soll nun gebucht werden:

Buchen beim Gruppenreiseveranstalter

Für den Fall, dass man sich dazu entschlossen hat, einen Gruppenreiseveranstalter für die Durchführung der Reise zu beauftragen, sollten Sie diesen möglichst zeitnah kontaktieren.

Wir empfehlen Ihnen eine vorbehaltliche Buchung, damit die angebotenen Leistungen reserviert werden, während Sie die rechtliche Seite regeln. Der Reiseveranstalter braucht einen Vertragspartner, der wiederum seine Ansprüche mit den einzelnen Teilnehmern regeln muss. Von jedem Teilnehmer sollte eine schriftliche Teilnahmeerklärung vorliegen. Geben Sie dann dem Veranstalter Bescheid bzw. senden Sie ihm die schriftliche Buchung. Innerhalb weniger Tage muss Ihnen dann eine Reisebestätigung zugehen, in der alle Leistungen enthalten sind. Im Reiserecht ist nicht Angebot und Buchung sondern Reiseanmeldung und Reisebestätigung ausschlaggebend. Prüfen Sie die Reisebestätigung daher sorgfältig und fragen Sie bei Unstimmigkeiten sofort nach.

Buchungsbestätigung und Anzahlung

Bei Reisen ist es in der Regel so, dass der Reiseveranstalter die Reiseanmeldung erst bestätigen muss bevor eine für beide Seiten verbindliche Buchung zustande gekommen ist. Mit der Buchungsbestätigung wird vielfach zunächst eine Anzahlung für die Gruppenreise fällig. Die Buchungsbestätigung sollen einen Sicherungsschein zur Absicherung der Reisegelder enthalten, fragen Sie ansonsten noch einmal nach bevor eine Anzahlung oder Gesamtzahlung geleistet wird.

Selbst geplant - selbst buchen

Haben Sie sich dafür entschieden, Ihre Gruppenreise selbstständig zu planen und durchzuführen, müssen Sie nun die entsprechenden Leistungen einzeln einbuchen.

Bitte beachten Sie, dass es bei einzelnen touristischen Leistungsträgern immer wieder zu Preisvariationen kommen kann. Erstellen Sie eine Liste mit den entsprechenden Leistungsträgern, wie beispielsweise Unterkunft, Transfer, Flug, Eintrittsgelder, Führungen, Verköstigungen etc., vermerken Sie hier den kalkulierten sowie den letztlich gebuchten Preis. Eine Leistungsträger fordern den Gesamtbetrag oder einen Teilbetrag bereits vorab ein.

Tipp: Die Einrichtung eines separaten Kontos für die Gruppen- oder Studienreise erleichtert die Dokumentation und Kontrolle der Zahlungsein- und ausgänge.

Achten Sie darauf, dass Sie für alle gebuchten Leistungen eine entsprechende Buchungsbestätigung vorliegen haben und prüfen Sie die Daten noch einmal gegen. Notieren Sie sich wichtige Kontaktdaten von Busfahrern, Hotels und Notfallnummern.

Es kann leider immer wieder vorkommen, dass einzelne Leistungen zwischenzeitlich ausgebucht sind und Sie eine Alternative wählen müssen. Sie sollten also bereits bei der Planung entsprechendes vermerkt haben.

5. Reiseversicherung für Gruppenreisen und Studienreisen

Versicherungen sidn auch für Reisende eine sinnvolle Ergänzung. Es ist bei jeder Reiseorganisation Pflicht, die Absicherung der einzelnen Reisenden anzusprechen

Der Gesetzgeber hat in mehreren rechtskräftigen Urteilen festgelegt: Jeder Anbieter bzw. Vermittler von Reisen hat die Teilnehmer darüber zu informieren, dass im Falle eines Rücktritts von der gebuchten Reise Stornokosten entstehen können. Diese Stornokosten können durch den Abschluss einer Reise-Rücktrittskosten-Versicherung (RRV) abgesichert werden.

Des Weiteren benötigt eine Auslandsreise einen gesonderten Versicherungsschutz.Die rechtlichen Grundlagen finden Sie im Reisevertragsrecht §§ 651 ff. BGB.

Aber wie definiert der Versicherer überhaupt eine Gruppe? Eine Gruppe besteht aus mindestens 10 Personen, bei Bahnreisen aus mindestens 6 Personen mit gleichem Reiseziel und Reisedatum.

Gruppenreise in Deutschland - der empfohlene Gruppenschutz bestehend aus:

  • Reise-Rücktrittskosten-Versicherung
  • Urlaubsgarantie (Reise-Abbruch-Versicherung)
  • Notfall-Versicherung (Assistance-Leistungen)
  • Reisegepäck-Versicherung
  • Reise-Unfallversicherung

Gruppenreise ins Ausland - der empfohlene Gruppenschutz bestehend aus:

  • Reise-Rücktrittskosten-Versicherung
  • Urlaubsgarantie (Reise-Abbruch-Versicherung)
  • Reise-Krankenversicherung
  • Notfall-Versicherung (Assistance-Leistungen)
  • Reisegepäck-Versicherung
  • Reise-Unfallversicherung

6. Vor der Reise

Reisedokumente

Seit Inkrafttreten des Schengen-Abkommens ist das Reisen in andere europäische Länder für uns problemlos. Trotzdem ist es empfehlenswert, diese Frage früh zu klären bzw. die Teilnehmer darauf hinzuweisen. Für Teilnehmer mit ausländischem Pass ist für die Frage, ob ein Visum beantragt werden muss, die für ihn zuständige Botschaft der sicherste Ansprechpartner.

Detailplanung

Bei Buchung der Reise wird oft nur Beförderung, Unterkunft und ein Basisprogramm berücksichtigt. Kommt der Reisetermin näher, ist es Zeit an eine Detailplanung zu denken. Zu diesem Zweck versendet ix-tours an seine Kunden einige Wochen nach der Buchung eine Liste mit angebotenen Programme vor Ort. Basierend auf dieser Liste und natürlich persönlicher Wünsche kann bis 8 Wochen vor Reisebeginn ein individuelles Programm zusammengestellt werden. Das muss nicht alles mit Kosten verbunden sein. Auch ein Freizeit-Nachmittag in einem Park oder ein Abend am Flussufer oder Strand in Eigeninitiative ist wertvoll. Berücksichtigen Sie auch die manchmal zeitintensiven Wegstrecken und Zeiten für Entspannung (und Verspätungen).

Einstimmung auf das Reiseziel

'Die Welt ist ein Buch - Wer nie reist, sieht nur eine Seite davon.' Dieser Satz von Augustinus weist auf einen wichtigen Punkt bei einer Reise hin. Sie sollte den Horizont erweitern und das Verständnis für andere Kulturen und Völker vergrößern. Hintergrundinformationen zum Zielgebiet und seiner Geschichte und den typischen Lebensgewohnheiten zu betrachten, wertet die Erfahrungen vor Ort auf und läßt manches in einem klareren Licht erscheinen. Informationsfilme oder auch das Lesen von Literatur hilft hier ungemein weiter. Irland mit den Betrachtungen der Irischen Tagebücher von Heinrich Böll zu bereisen, ist ein wahres Vergnügen und man schmunzelt insgeheim über die liebenswerten 'Sonderlinge', die er beschreibt. Einen guten Überblick gibt hier ein Reiseführer, die auch online verfügbar sind.

7. Reiseantritt

Kurz vor der Gruppenreise sollten Sie noch einmal prüfen, ob auch an alles gedacht wurde. Hilfreich kann in diesem Fall ein Checkliste sein

Gelder der Mitreisenden

Haben alle Reiseteilnehmer den Reisepreis vollständig entrichtet? Letztlich sind Sie als Organisator verantwortlich für die Bezahlung der Leistungsträger. Es kann zu Problemen mit dem eigenen Reisebudget führen, wenn mehrere Reiseteilnehmer keine Zahlung getätigt haben.

Reiseunterlagen vervollständigen

Alle Reiseunterlagen, Quittungen und Kontaktdaten sollten Sie in einer ‚Reiseleitermappe‘ bei sich führen. Eine eingehende Prüfung hinsichtlich der Vollständigkeit sollte vor Reiseantritt erfolgen: Liegen alle Eintrittskarten vor? Sind alle Buchungsbestätigungen der Leistungsträger abgeheftet? Wichtig ist auch eine Liste mit allen Reiseteilnehmern, diese sollte auch die Handynummern der einzelnen Teilnehmer beinhalten.
Bei Gruppenreisen mit dem Bus bietet es sich an, die Reisenden mit Informationen auf das Reiseziel einzustimmen, dies sollte im Vorfeld gut geplant werden.

Abfahrt und Treffpunkt

Abschließend sollten Sie sich vergewissern, dass alle Reiseteilnehmer den genauen Treffpunkt und die Uhrzeit kennen. Nur wenn alle Reiseteilnehmer gut informiert und organisiert zur Reise antreten, können Sie sicherstellen, dass das folgende Programm reibungslos durchgeführt wird.

8. Während der Reise

Reisegutscheine/Voucher

Bei Buchung der Gruppenreise bei einem Reiseveranstalter werden Sie für jede gebuchte Leistung einen Voucher/Reisegutschein erhalten. Darauf ist die Adresse des Leistungsträger, eine Wegbeschreibung und die gebuchte Leistung aufgeführt. Prüfen Sie die Unterlagen auf Vollständigkeit und reklamieren Sie frühzeitig, wenn etwas unvollständig zu sein scheint. Übergeben Sie den Voucher dem Leistungsträger als Nachweis, dass die Leistung für Ihre Gruppe gebucht und bezahlt ist. Notieren Sie ggf. Änderungen in der Teilnehmerzahl und eine kurze Bewertung. Der Voucher wird vom Lieferanten mit der Endabrechnung an den Veranstalter zurück gegeben.

9. Nach der Reise

Ein- & Ausgaben kontrollieren

Nach der Reise sollten Sie noch einmal alle Kostenpunkte auflisten und den Reisepreis kalkulieren. Sind zusätzliche Kosten während der Reise entstanden? Musste Geld ausgelegt werden? Gab es unvorhergesehene Nachlässe? Ist noch Geld übrig? Wie wird dies Geld verwendet?

Sollte es zu Nachzahlungen kommen, sollten Sie diese zeitnah von den Reiseteilnehmern einfordern. In der Regel werden kleinere Beträge ohne weiteres überwiesen, wenn für die Teilnehmer ersichtlich ist, wie es zu diesen Mehrausgaben gekommen ist. Eine saubere Abrechnung und transparente Informationen sind die Basis für weitere erfolgreiche Reiseerlebnisse. Dazu gehört auch, dass Beträge die zu viel gezahlt wurden entweder zurückgezahlt werden oder in eine Vereinskasse etc. abgeführt werden.

Feedback

Halten Sie sich nicht zurück beim Einholen von Feedback. Sicherlich kann es zu der ein oder anderen kritischen Stimme kommen – letztlich dient dies aber nur der Verbesserung Ihres Service und hilft ihnen bei der weiteren Planung und Durchführung die Qualität der Reisen zu verbessern. Hilfreich ist hier ein Feedback Fragebogen, wie er von vielen Reiseveranstaltern genutzt wird. Sie erhalten zum einen Richtwerte zum anderen haben die Reiseteilnehmer die Möglichkeit Ihre Anmerkungen schriftlich zu fixieren.

Gerade bei Vereins- oder Schulgruppen sollten aber auch Sie aktiv Fehlverhalten und Verbesserungen kommunizieren. Je nach Programm kann negatives Verhalten den Ablauf einzelner Programmpunkte erschweren oder gar empfindlich stören.

Erinnerung und Vorfreude auf weitere Reisen

Nach der Reise sollten Sie die Gruppenteilnehmer um Video und Fotomaterial bitten. Veranstalten Sie einen Reiseabend und erleben Sie die Highlights Ihrer Reise noch einmal gemeinsam. Im Anschluss können Sie eine CD als Erinnerung an die Reiseteilnehmer verteilen.
Vereine und Schulen können das Material auf Ihrer Website veröffentlichen und so einen authentischen Eindruck von Ihren Reisen vermitteln.

10. Reklamation

Reklamationen entstehen, wenn Erwartung und Realität nicht übereinstimmen. Dies kann auch aus einem Verständigungsproblem entstehen. Im Ausland ist auch nicht jede Leistung so, wie wir es in unserem Heimatgebiet gewöhnt sind. Ein 'neu renoviertes Zimmer' wird in London oder Paris m.u. einen anderen Standard vorweisen als in Italien. Deshalb kann es trotzdem gut sein und beim Reisen möchten wir ja gerade die Lebensumstände und -gewohnheiten des Gastlandes kennenlernen. Gelassenheit wird hier weiter helfen. Ist eine Leistung allerdings eindeutig mangelhaft oder entspricht sie nicht der gebuchten Leistung, haben Sie Anspruch auf Nachbesserung. Stehen z. B. in jedem Zimmer 4 statt 2 Betten oder die Dusche ist auf dem Flur um die Ecke statt im Zimmer, müssen Sie das nicht akzeptieren. Dokumentieren Sie den Mangel und reklamieren Sie unverzüglich beim Reiseveranstalter. Es kann sich auch um ein Missverständnis handeln, dass schnell geklärt ist. Auf jeden Fall muss der Veranstalter Gelegenheit erhalten, für Abhilfe zu sorgen. Unterlassen Sie diese sofortige Anzeige, haben sie keinen Anspruch auf Entschädigung.

Das Team von ix-tours wünscht Ihnen eine erlebnisreiche Reise!

Wir möchten kein anonymer Reiseveranstalter sein, daher ist uns der Kontakt zu unseren Kunden sehr wichtig. Unsere erfahrenen Reise-Experten beraten Sie gern und verwirklichen mit Ihnen Ihre ganz individuelle Gruppenreise. Seit 25 Jahren arbeiten wir in den einzelnen Reiseländern mit erfahrenen Partnern zusammen, die den reibungslosen Verlauf Ihrer Reise sicherstellen und die Ihnen gerne helfen, wenn Sie während Ihrer Reise Fragen haben. Zusammen mit Ihrer Buchungsbestätigung und der Rechnung für Ihre Gruppenreise erhalten Sie auch einen Reisesicherungsschein, durch den Sie über unseren Partner, die HanseMerkur Versicherung, gegen Insolvenz und Zahlungsunfähigkeit unseres Unternehmens abgesichert sind. Erst nach Erhalt dieser Unterlagen zahlen Sie Ihren Reisepreis. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

ix-tours Studienreisen, ein Reiseprodukt der it-marketing S. A Luxembourg