Kulturreisen & Klassenfahrten - 'Lernen erleben'

3. Individuelle Gruppen- & Studienreiseangebote

Sie haben nun alle relevanten Informationen zur Reiseplanung vorliegen und sind sich ihrer Pflichten zur Durchführung einer Gruppen- oder Studienreise bewusst. Als nächstes erfolgt die Angebotserstellung - und auch hier müssen Sie einiges beachten. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Gruppenreise zusammen zu stellen:

Möglichkeit 1: Selbst kombinieren und organisieren

Der Organisation von Gruppenreisen ist ein enger rechtlicher Rahmen gesteckt. Dafür ist eine Lizenz und Pflichtversicherungen wie eine Vermögensschadenhaftpflicht und eine Insolvenzversicherung notwendig. Eine Reise auf eigene Faust zu organisieren ist ein erhebliches Risiko. Im Fall von Regressansprüchen oder Unfällen haften Sie genauso wie ein Veranstalter - ohne jede Absicherung. Sehen wir uns zudem die Arbeit an, die Reiseberater von Anfrage bis Endabrechnung leistet - wir raten niemanden, sich das selbst zuzumuten. Ein Reiseveranstalter hat gute Kontakte in den Reisezielen, die es ihm ermöglichen, die Leistungen günstiger einzukaufen - der Endpreis wird daher nicht nennenswert höher ausfallen als wenn sie sich um alles selbst kümmern.

Möglichkeit 2: Wünsche äußern und organisieren lassen

Ihre Anfrage beim Reiseveranstalter sollte möglichst detaillierte Angaben enthalten, was die Gruppe von der Reise erwartet. Basierend auf diesen Informationen kann der erfahrene Reiseberater dann einzelne Leistungen und Programmpunkte auswählen. Geben Sie die voraussichtliche Teilnehmerzahl und den Reisetermin (evtl. mit Alternativen) an sowie das Reisebudget. Hier mag die Versuchung groß sein, das Budget sehr gering anzugeben, um ein billiges Angebot zu erhalten. Dies kann dazu führen, dass Reiseerlebnisse, die in Ihrem tatsächliches Budget durchaus realistisch gewesen wären, nicht in die Planung mit einbezogen werden.

Vergleich von Preis und Leistung

Haben Sie die Angebote der Gruppenreiseveranstalter vorliegen werden Sie feststellen, dass ein Vergleich nicht ohne weiteres möglich ist. Mit unterschiedlichen Inhalten, mehr oder weniger Freipersonen und Aufnahme (oder auch Weglassen) von Leistungen kann der angegebene Angebotspreis beeinflusst werden. Entscheiden Sie daher jetzt, was Ihnen von den Angeboten am Besten gefällt. Sie haben dann ein oder zwei Reiseziele und Beförderungsalternativen und vielleicht sogar eine Idee mehr. Kontaktieren Sie die Veranstalter, deren Angebot Ihnen zusagt und geben Sie an, welche Leistungen und welche Programmpunkte für Sie primär wichtig sind. Sind Teilnehmerzahl, Anzahl Freipersonen und Einzelzimmer und Leistungen in etwa gleich, können Sie den Preis vergleichen. Nennen Sie dabei auch den Preis, den Sie aufgrund der vorliegenden Angebote für realistisch halten.

Abstimmung mit der Gruppe

Treffen Sie selbst eine Vorauswahl und stellen Sie der Gruppe nicht mehr als zwei Angebote zur Auswahl. Die Entscheidung wird bei vielen Möglichkeiten immer schwerer - und es kommen noch weitere Ideen hinzu. Eine Entweder-oder Entscheidung fällt am leichtesten und führt bei Abstimmungen zu einem eindeutigen Ergebnis. Es ist sinnvoll in dieser Phase der Planung keine weiteren Vorschläge mehr zu diskutieren, um die Entscheidung nicht langwierig hinauszuzögern.

Einen Reisevorschlag selbst ausarbeiten, oder ausarbeiten lassen?

Es kann sich durchaus lohnen für kleinere Gruppen bis 10 Personen einen Reisevorschlag selbst auszuarbeiten. Wichtig ist eine realistische Einschätzung. Liegt die nötige Erfahrung in der Planung und Organisation von Gruppenreisen vor? Bringt dem Organisator die Tätigkeit Spaß? Verfügt er über die nötige Zeit?

Für alle anderen Gruppen empfiehlt es sich, einen spezialisierten Gruppenreiseveranstalter mit der Planung und Durchführung der Reise zu beauftragen. In diesem Fall muss lediglich die Kommunikation zwischen dem Veranstalter und den Reiseteilnehmern koordiniert werden.

4. Hinweise zur Buchung von Gruppenreisen und Studienreisen

Die Entscheidung ist gefallen, die Gruppenreise soll nun gebucht werden:

Buchen beim Gruppenreiseveranstalter

Für den Fall, dass man sich dazu entschlossen hat, einen Gruppenreiseveranstalter für die Durchführung der Reise zu beauftragen, sollten Sie diesen möglichst zeitnah kontaktieren.

Wir empfehlen Ihnen eine vorbehaltliche Buchung, damit die angebotenen Leistungen reserviert werden, während Sie die rechtliche Seite regeln. Der Reiseveranstalter braucht einen Vertragspartner, der wiederum seine Ansprüche mit den einzelnen Teilnehmern regeln muss. Von jedem Teilnehmer sollte eine schriftliche Teilnahmeerklärung vorliegen. Geben Sie dann dem Veranstalter Bescheid bzw. senden Sie ihm die schriftliche Buchung. Innerhalb weniger Tage muss Ihnen dann eine Reisebestätigung zugehen, in der alle Leistungen enthalten sind. Im Reiserecht ist nicht Angebot und Buchung sondern Reiseanmeldung und Reisebestätigung ausschlaggebend. Prüfen Sie die Reisebestätigung daher sorgfältig und fragen Sie bei Unstimmigkeiten sofort nach.

Buchungsbestätigung und Anzahlung

Bei Reisen ist es in der Regel so, dass der Reiseveranstalter die Reiseanmeldung erst bestätigen muss bevor eine für beide Seiten verbindliche Buchung zustande gekommen ist. Mit der Buchungsbestätigung wird vielfach zunächst eine Anzahlung für die Gruppenreise fällig. Die Buchungsbestätigung sollen einen Sicherungsschein zur Absicherung der Reisegelder enthalten, fragen Sie ansonsten noch einmal nach bevor eine Anzahlung oder Gesamtzahlung geleistet wird.

Selbst geplant - selbst buchen

Haben Sie sich dafür entschieden, Ihre Gruppenreise selbstständig zu planen und durchzuführen, müssen Sie nun die entsprechenden Leistungen einzeln einbuchen.

Bitte beachten Sie, dass es bei einzelnen touristischen Leistungsträgern immer wieder zu Preisvariationen kommen kann. Erstellen Sie eine Liste mit den entsprechenden Leistungsträgern, wie beispielsweise Unterkunft, Transfer, Flug, Eintrittsgelder, Führungen, Verköstigungen etc., vermerken Sie hier den kalkulierten sowie den letztlich gebuchten Preis. Eine Leistungsträger fordern den Gesamtbetrag oder einen Teilbetrag bereits vorab ein.

Tipp: Die Einrichtung eines separaten Kontos für die Gruppen- oder Studienreise erleichtert die Dokumentation und Kontrolle der Zahlungsein- und ausgänge.

Achten Sie darauf, dass Sie für alle gebuchten Leistungen eine entsprechende Buchungsbestätigung vorliegen haben und prüfen Sie die Daten noch einmal gegen. Notieren Sie sich wichtige Kontaktdaten von Busfahrern, Hotels und Notfallnummern.

Es kann leider immer wieder vorkommen, dass einzelne Leistungen zwischenzeitlich ausgebucht sind und Sie eine Alternative wählen müssen. Sie sollten also bereits bei der Planung entsprechendes vermerkt haben.

5. Reiseversicherung für Gruppenreisen und Studienreisen

Versicherungen sidn auch für Reisende eine sinnvolle Ergänzung. Es ist bei jeder Reiseorganisation Pflicht, die Absicherung der einzelnen Reisenden anzusprechen

Der Gesetzgeber hat in mehreren rechtskräftigen Urteilen festgelegt: Jeder Anbieter bzw. Vermittler von Reisen hat die Teilnehmer darüber zu informieren, dass im Falle eines Rücktritts von der gebuchten Reise Stornokosten entstehen können. Diese Stornokosten können durch den Abschluss einer Reise-Rücktrittskosten-Versicherung (RRV) abgesichert werden.

Des Weiteren benötigt eine Auslandsreise einen gesonderten Versicherungsschutz.Die rechtlichen Grundlagen finden Sie im Reisevertragsrecht §§ 651 ff. BGB.

Aber wie definiert der Versicherer überhaupt eine Gruppe? Eine Gruppe besteht aus mindestens 10 Personen, bei Bahnreisen aus mindestens 6 Personen mit gleichem Reiseziel und Reisedatum.

Gruppenreise in Deutschland - der empfohlene Gruppenschutz bestehend aus:

Gruppenreise ins Ausland - der empfohlene Gruppenschutz bestehend aus:

6. Vor der Reise

Reisedokumente

Seit Inkrafttreten des Schengen-Abkommens ist das Reisen in andere europäische Länder für uns problemlos. Trotzdem ist es empfehlenswert, diese Frage früh zu klären bzw. die Teilnehmer darauf hinzuweisen. Für Teilnehmer mit ausländischem Pass ist für die Frage, ob ein Visum beantragt werden muss, die für ihn zuständige Botschaft der sicherste Ansprechpartner.

Detailplanung

Bei Buchung der Reise wird oft nur Beförderung, Unterkunft und ein Basisprogramm berücksichtigt. Kommt der Reisetermin näher, ist es Zeit an eine Detailplanung zu denken. Zu diesem Zweck versendet ix-tours an seine Kunden einige Wochen nach der Buchung eine Liste mit angebotenen Programme vor Ort. Basierend auf dieser Liste und natürlich persönlicher Wünsche kann bis 8 Wochen vor Reisebeginn ein individuelles Programm zusammengestellt werden. Das muss nicht alles mit Kosten verbunden sein. Auch ein Freizeit-Nachmittag in einem Park oder ein Abend am Flussufer oder Strand in Eigeninitiative ist wertvoll. Berücksichtigen Sie auch die manchmal zeitintensiven Wegstrecken und Zeiten für Entspannung (und Verspätungen).

Einstimmung auf das Reiseziel

'Die Welt ist ein Buch - Wer nie reist, sieht nur eine Seite davon.' Dieser Satz von Augustinus weist auf einen wichtigen Punkt bei einer Reise hin. Sie sollte den Horizont erweitern und das Verständnis für andere Kulturen und Völker vergrößern. Hintergrundinformationen zum Zielgebiet und seiner Geschichte und den typischen Lebensgewohnheiten zu betrachten, wertet die Erfahrungen vor Ort auf und läßt manches in einem klareren Licht erscheinen. Informationsfilme oder auch das Lesen von Literatur hilft hier ungemein weiter. Irland mit den Betrachtungen der Irischen Tagebücher von Heinrich Böll zu bereisen, ist ein wahres Vergnügen und man schmunzelt insgeheim über die liebenswerten 'Sonderlinge', die er beschreibt. Einen guten Überblick gibt hier ein Reiseführer, die auch online verfügbar sind.

7. Reiseantritt

Kurz vor der Gruppenreise sollten Sie noch einmal prüfen, ob auch an alles gedacht wurde. Hilfreich kann in diesem Fall ein Checkliste sein

Gelder der Mitreisenden

Haben alle Reiseteilnehmer den Reisepreis vollständig entrichtet? Letztlich sind Sie als Organisator verantwortlich für die Bezahlung der Leistungsträger. Es kann zu Problemen mit dem eigenen Reisebudget führen, wenn mehrere Reiseteilnehmer keine Zahlung getätigt haben.

Reiseunterlagen vervollständigen

Alle Reiseunterlagen, Quittungen und Kontaktdaten sollten Sie in einer ‚Reiseleitermappe‘ bei sich führen. Eine eingehende Prüfung hinsichtlich der Vollständigkeit sollte vor Reiseantritt erfolgen: Liegen alle Eintrittskarten vor? Sind alle Buchungsbestätigungen der Leistungsträger abgeheftet? Wichtig ist auch eine Liste mit allen Reiseteilnehmern, diese sollte auch die Handynummern der einzelnen Teilnehmer beinhalten.
Bei Gruppenreisen mit dem Bus bietet es sich an, die Reisenden mit Informationen auf das Reiseziel einzustimmen, dies sollte im Vorfeld gut geplant werden.

Abfahrt und Treffpunkt

Abschließend sollten Sie sich vergewissern, dass alle Reiseteilnehmer den genauen Treffpunkt und die Uhrzeit kennen. Nur wenn alle Reiseteilnehmer gut informiert und organisiert zur Reise antreten, können Sie sicherstellen, dass das folgende Programm reibungslos durchgeführt wird.

8. Während der Reise

Reisegutscheine/Voucher

Bei Buchung der Gruppenreise bei einem Reiseveranstalter werden Sie für jede gebuchte Leistung einen Voucher/Reisegutschein erhalten. Darauf ist die Adresse des Leistungsträger, eine Wegbeschreibung und die gebuchte Leistung aufgeführt. Prüfen Sie die Unterlagen auf Vollständigkeit und reklamieren Sie frühzeitig, wenn etwas unvollständig zu sein scheint. Übergeben Sie den Voucher dem Leistungsträger als Nachweis, dass die Leistung für Ihre Gruppe gebucht und bezahlt ist. Notieren Sie ggf. Änderungen in der Teilnehmerzahl und eine kurze Bewertung. Der Voucher wird vom Lieferanten mit der Endabrechnung an den Veranstalter zurück gegeben.

9. Nach der Reise

Ein- & Ausgaben kontrollieren

Nach der Reise sollten Sie noch einmal alle Kostenpunkte auflisten und den Reisepreis kalkulieren. Sind zusätzliche Kosten während der Reise entstanden? Musste Geld ausgelegt werden? Gab es unvorhergesehene Nachlässe? Ist noch Geld übrig? Wie wird dies Geld verwendet?

Sollte es zu Nachzahlungen kommen, sollten Sie diese zeitnah von den Reiseteilnehmern einfordern. In der Regel werden kleinere Beträge ohne weiteres überwiesen, wenn für die Teilnehmer ersichtlich ist, wie es zu diesen Mehrausgaben gekommen ist. Eine saubere Abrechnung und transparente Informationen sind die Basis für weitere erfolgreiche Reiseerlebnisse. Dazu gehört auch, dass Beträge die zu viel gezahlt wurden entweder zurückgezahlt werden oder in eine Vereinskasse etc. abgeführt werden.

Feedback

Halten Sie sich nicht zurück beim Einholen von Feedback. Sicherlich kann es zu der ein oder anderen kritischen Stimme kommen – letztlich dient dies aber nur der Verbesserung Ihres Service und hilft ihnen bei der weiteren Planung und Durchführung die Qualität der Reisen zu verbessern. Hilfreich ist hier ein Feedback Fragebogen, wie er von vielen Reiseveranstaltern genutzt wird. Sie erhalten zum einen Richtwerte zum anderen haben die Reiseteilnehmer die Möglichkeit Ihre Anmerkungen schriftlich zu fixieren.

Gerade bei Vereins- oder Schulgruppen sollten aber auch Sie aktiv Fehlverhalten und Verbesserungen kommunizieren. Je nach Programm kann negatives Verhalten den Ablauf einzelner Programmpunkte erschweren oder gar empfindlich stören.

Erinnerung und Vorfreude auf weitere Reisen

Nach der Reise sollten Sie die Gruppenteilnehmer um Video und Fotomaterial bitten. Veranstalten Sie einen Reiseabend und erleben Sie die Highlights Ihrer Reise noch einmal gemeinsam. Im Anschluss können Sie eine CD als Erinnerung an die Reiseteilnehmer verteilen.
Vereine und Schulen können das Material auf Ihrer Website veröffentlichen und so einen authentischen Eindruck von Ihren Reisen vermitteln.

10. Reklamation

Reklamationen entstehen, wenn Erwartung und Realität nicht übereinstimmen. Dies kann auch aus einem Verständigungsproblem entstehen. Im Ausland ist auch nicht jede Leistung so, wie wir es in unserem Heimatgebiet gewöhnt sind. Ein 'neu renoviertes Zimmer' wird in London oder Paris m.u. einen anderen Standard vorweisen als in Italien. Deshalb kann es trotzdem gut sein und beim Reisen möchten wir ja gerade die Lebensumstände und -gewohnheiten des Gastlandes kennenlernen. Gelassenheit wird hier weiter helfen. Ist eine Leistung allerdings eindeutig mangelhaft oder entspricht sie nicht der gebuchten Leistung, haben Sie Anspruch auf Nachbesserung. Stehen z. B. in jedem Zimmer 4 statt 2 Betten oder die Dusche ist auf dem Flur um die Ecke statt im Zimmer, müssen Sie das nicht akzeptieren. Dokumentieren Sie den Mangel und reklamieren Sie unverzüglich beim Reiseveranstalter. Es kann sich auch um ein Missverständnis handeln, dass schnell geklärt ist. Auf jeden Fall muss der Veranstalter Gelegenheit erhalten, für Abhilfe zu sorgen. Unterlassen Sie diese sofortige Anzeige, haben sie keinen Anspruch auf Entschädigung.

Das Team von ix-tours wünscht Ihnen eine erlebnisreiche Reise!

Wir möchten kein anonymer Reiseveranstalter sein, daher ist uns der Kontakt zu unseren Kunden sehr wichtig. Unsere erfahrenen Reise-Experten beraten Sie gern und verwirklichen mit Ihnen Ihre ganz individuelle Gruppenreise. Seit 25 Jahren arbeiten wir in den einzelnen Reiseländern mit erfahrenen Partnern zusammen, die den reibungslosen Verlauf Ihrer Reise sicherstellen und die Ihnen gerne helfen, wenn Sie während Ihrer Reise Fragen haben. Zusammen mit Ihrer Buchungsbestätigung und der Rechnung für Ihre Gruppenreise erhalten Sie auch einen Reisesicherungsschein, durch den Sie über unseren Partner, die HanseMerkur Versicherung, gegen Insolvenz und Zahlungsunfähigkeit unseres Unternehmens abgesichert sind. Erst nach Erhalt dieser Unterlagen zahlen Sie Ihren Reisepreis. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.